9 Навичок ефективного працівника

У сучасному робочому світі мало просто робити свою роботу. Її необхідно робити добре і вчасно, не звертаючи уваги на величезну кількість інформаційних перешкод, відволікань, перевантаженість на роботі і вдома. Необхідно відповідати швидкості змін, які диктує двадцять перше століття. Світ змінюється все швидше, і старі рекомендації в підході до роботи вже не можуть задовольнити того темпу, в якому проходить робота в сучасних офісах. 

Про тайм-менеджменті написано безліч книг. Одним з провідних фахівців у цій галузі є Джулія Моргенштерн - американський фахівець, автор принципу в підході до роботи «зсередини-назовні». У своїй книзі «9 ключових навичок самоорганізації» вона розповідає про те, як стати щасливим на роботі, створити баланс між особистим життям і роботою, навчитися контролювати свої завдання і справлятися з ними ефективно і якісно. Можна просуватися кар'єрними сходами так скоро, як тільки можна, при цьому відчуваючи спокій і впевненість у собі і завтрашньому дні!

Не завжди в ситуації, що склалася винна сама людина. Питання, яке стоїть собі задавати, стикаючись з перешкодами: «Справа в Мені або в Них?». Коли роботодавець ставить вам суперечливі завдання, кількість яких неможливо укласти у відведений на завершення час, коли корпоративна політика відрізняється відсталістю і бюрократизмом, коли керівник вважає потай, що краще за нього ніхто не виконає роботу, - можна сміливо сказати, що справа «в Них».

Якщо ж початок роботи постійно відкладається, і людина кожен день «розпалює багаття під своїм хвостом» - доведеться стрибати, щоб завершити завдання до терміну. Постійне відволікання на дзвінки та Інтернет, нескінченні бесіди з колегами, невміння закінчити проект в строк - все це явно говорить про те, що справа в самій людині.

Кому не хочеться більше часу бути зі своїми рідними та близькими? Якщо людина починає нагадувати собі загнаного коня, стає не в змозі завершувати поставлені завдання, накопичуючи їх, то пора щось робити. Ключ до самоорганізації - у нових навичках. Джулія Моргенштерн виділяє 9 ключових принципів, завдяки яким робота може почати приносити не тільки дохід, а й радість.

Створіть баланс між роботою та приватним життям

Це найперший навик, яким варто опанувати. Незалежно від того, яка обстановка панує у вашій компанії і країні, існує критерій, що визначає, коли робота приносить користь. Бути щасливим на роботі - значить отримувати задоволення від того, що робиш.

Отримуючи нову посаду, складно не зазнати радості. Здається, що особисте життя стане тільки яскравіше від такого успіху. Але, коли ви стикаєтеся із збільшеним об'ємом роботи і обов'язків, на приватне не залишається ні часу, ні сил. Інтереси, зустрічі з друзями і час з сім'єю, необхідні для здоров'я заняття спортом, здорове харчування, походи по магазинах - все це кладеться на вівтар кар'єрного зростання.

Такий підхід не тільки не викликає радості, він небезпечний. Працювати, не відновлюючись, означає брати зі свого рахунку «гроші», які не підкладаючи нові. Рано чи пізно така людина стане банкрутом. Чи стосується це здоров'я, особистих і дружніх відносин, власної радості - ніщо не коштує таких жертв.

Навіть коли здається, що часу на відпочинок немає, потрібно вдихнути глибше і дозволити його собі. Дивно, що світ не завалиться собі земля розверзатиме під ногами. Завдання, коли ви відпочинете, вирішуються швидше і ефективніше. І більше ніщо не загрожує вашому здоров'ю і емоційному стану. А щоб не потрапити в таку ситуацію знову, варто оволодіти наступними навичками.

Розвивайте підприємницьке мислення

Кожен з нас є власником компанії «Я Incorporation». І як підприємство орієнтоване на розвиток, задоволення попиту на свої послуги, дохід, так і кожна людина сміливо може і має розвиватися з розумом. Що значить відповідати швидкості змін для конкретної людини? Справа в нових навичках, навчанні та ефективному витрачанні свого часу. Але найважливіше, що може характеризувати працівника, - це рівень його самооцінки.

Чи вважаєте ви себе цінним і незамінним працівником? Що виходить у вас краще усього іншого? Чи вірите ви, що можете закінчувати роботу до терміну і робити її добре і талановито? Більшість вчинків, які ви здійснюєте, є продовженням установок.

Іноді справа в Них, мимоволі або спеціально вселяють вам, що ви нікчемний, що роботу робите гірше того, хто вам її доручив. Але навіть у цьому випадку необхідно зробити все, що залежить тільки від вас, - зрозуміти, де вимоги завищені і спотворені і по-справжньому ваші зусилля не цінуються. Однак не варто йти в порожнечу, навіть якщо робота вас не задовольняє: спочатку знайдіть нове місце роботи.

Створюйте фінансову подушку, яка дозволить вам жити в колишньому режимі від 3 до 6 місяців, якщо вас раптом застане зненацька звільнення (таке не завжди відбувається від того, що ви погані як працівник). Знайте собі ціну і постійно доповнюйте резюме досягненнями. Все це допоможе відчувати себе мінімально залежним від роботодавця або економічних змін.

Вибирайте самі важливі завдання

Найнебезпечнішою ілюзією з усіх є віра в те, що ви можете виконати всі завдання, які запланували, і виконати всі доручення, які вам довірили. Працюючи над всім потроху або виконуючи ті завдання, які більше подобаються, можна зіткнутися з тим, що ті речі, які впливають на вашу репутацію і кар'єрне зростання, залишаються виконаними із затримкою або невиконаними зовсім!

Можливо, ви робите те, що вам здається важливіше, але ваш роботодавець вважає інакше. Отримуючи в результаті не те, що очікував, керівник відчуває розчарування і сумнів у вашій компетенції. Вихід у тому, щоб змиритися з тим, що наше життя не ідеальна, а робочий час не нескінченно. Більше того, рано чи пізно трапляються речі, які здатні зруйнувати ваші плани або внести в них вимушене зволікання або паузу.

Вибір найважливіших завдань стоїть пов'язати з головними статтями доходу вашої компанії. Які проекти здатні принести великий дохід, а які змушують витрачати на їх завершення багато часу практично задарма? Службові записки, художнє оформлення презентацій, канцелярська робота і оновлення файлів - все це має низький пріоритет. Виключити ці дрібні справи не вдасться.

Виділіть на них блоки часу, але починайте ваш день з найважливіших завдань, а не з них. Тим більше не з перевірки пошти і перегляду інтернет-сторінок або спілкування з колегами. Так ви з самого ранку візьмете контроль над ситуацією. Складайте списки справ, які будуть зберігатися в одному місці. Коли виникне вільний час, ви тут же зможете розкрити список справ і вибрати, яка справа або його частину можна завершити в утворилося «вікно».

1312

Вимірюйте реальний термін виконання завдання, не обманюйте себе. Краще 50% справ, зроблених на 100%, ніж 100%, зроблених на 50%. Якщо ж часу залишається катастрофічно мало, подумайте, чи зможете ви задачу Виключити, Делегувати, Відкласти або Скоротити.

Плануйте терміни завершення роботи

Електронна пошта, дзвінки, звернення колег, нескінченні планерки ... Все це позбавляє можливості зосередитися на найголовніших завданнях. Здається, що кожна справа терміново. У реальності безліч завдань, які можуть почекати, лише маскуються під справи надзвичайної важливості. Необхідно навчитися розрізняти їх і управляти пріоритетами. Чи кожне звернення колег має надзвичайну важливість, чи всі листи, отримані по електронній пошті, вимагають миттєвих відповідей або ж для термінових справ є телефон?

Дослідження за продуктивністю праці встановили, що саме багатозадачність знижує здатність концентруватися на інтелектуальних задачах, в результаті страждає якість роботи. Визначте поріг своєї концентрації. Це час, який ви можете бути зосереджені на одному завданні, не відволікаючись ні на що. Якщо цей час невелика, збільште ваше вміння концентруватися поступово, довівши його до години.

Коли ви перебуваєте на межі своїх можливостей, вас починає охоплювати відчуття, що все що завгодно краще, ніж те, чим ви зараз займаєтеся. Створюється враження, що ваша шкіра мала для тіла і ви на межі нервового зриву. Простого шляху збільшення часу концентрації немає. Рухайтеся до своєї мети поступово, і ви здивуєтеся, як багато можна зробити навіть за 30 хвилин зосередженої і позбавленою перерв на чай або на балаканину роботи.

Контролюйте незаплановані перерви в роботі

Коли справа стосується взаємин з колегами, непросто визначити грань корисного спілкування і марного. Без спілкування ми стали б бездушними автоматами, які виконують свою роботу, немає сенсу обманювати себе. Живе спілкування й інтерес становлять значну частину життя. Однак, немає сенсу відгукуватися на кожен заклик про допомогу, якщо є мета справлятися в першу чергу добре зі своєю роботою. Виділіть час, коли ви будете відкритим для питань, використовуйте для спілкування перерву на обід. Поділіться вашими планами закінчувати роботу до терміну.

Не завжди ваш час крадуть ваші колеги або керівник. Існують перешкоди, які стосуються вас і заважають нітрохи не менше.

Перешкода 1: Надмірна вимогливість до себе

Коли вимогливість не контролюється, вона здатна стати тягарем, який буде каменем тягнути вас до дна. Складно отримувати задоволення від закінчених справ, коли постійно переслідує відчуття, що все робиться недостатньо добре. Саме страх недосконалості може підсвідомо змушувати вас відкладати справи на останній момент.

Ця виверт дозволяє зняти відповідальність: ви б зробили краще, якби не брак часу. Дозвольте собі бути неідеальним. Прекрасно робити завдання на 10 з 10 балів, проте 7 - це гідний рівень. Неможливо завжди бути на висоті. Робіть роботу якісно і досить добре тоді, коли ви не на піку своєї форми, коли пріоритет завдань низький.

Перешкода 2: Відстрочення

Марне блукання по офісу, перегляд пошти, нескінченні походи до кавового автомату. Все це показує, що початок роботи стопориться. Використовуйте кілька прийомів для того, щоб приступити до початку справи, яка вас лякає або викликає неприємні емоції.

  • Поділіть завдання на більш дрібні частини. Перестаньте відкладати початок завдання і розбийте її на кілька тридцяти-сорокахвилинних підходів. Марк Твен сказав одного разу: «Секрет руху в тому, щоб почати рух».
  • Маневруйте. Немає необхідності завжди починати задачу з першого кроку. Почніть з другого чи з четвертого. Якщо вам складно написати вступ, напишіть спочатку основну частину.
  • Створіть швидко чорнову версію. Послабте вимоги. Напишіть все, що приходить в голову, не піддаючи це цензурі. Почніть робити це заздалегідь і ви здивуєтеся, як це полегшить подальший перехід до кінцевого результату роботи.
  • Думайте про те успіху і радості, які принесе виконання цього завдання. Буде це грошова премія або, може бути, захоплення колег і керівництва, вибирайте те, що по-справжньому обрадує вас.
  • Встановіть ліміти часу для важких завдань. Якщо вас мучить думка про те, щоб витратити годину на написання звіту, зменшіть свої муки і потратьте півгодини. Навпаки, витратьте годину на завдання, на виконання якої можна виділити півгодини. Якщо на задачу виділили кров з носа два тижні, закінчите її до п'ятниці.
  • Плануйте ваші справи, виходячи з власних енергетичних циклів. Не відкладайте складні завдання на той час, коли ваші сили на нулі. Краще почати зі складної задачі день, тоді залишився, буде для вас нагородою.

Відповідайте швидкості змін

Не потрібно пояснювати, що самоорганізація вкрай важлива для продуктивної роботи. Але в той момент, коли здається, що швидкість, з якою надходять нові завдання і змінюється обстановка навколо, все збільшується, самоорганізація стає єдиним способом впоратися з роботою. Можливості контролювати швидкість змін немає. Але є спосіб привести в порядок ваше робоче місце, ваш комп'ютер або ваш портфель. Це дасть вам ясно мислити і не витрачати по дві години на пошук зниклого документа.

Навіть якщо вам неймовірно подобається ваш творчий безлад, він все одно має властивість тиснути на свідомість і створювати плутанину. Можливо, ви добре розумієте що і де знайти, але ваші колеги або домашні одного разу навіть на ваше прохання не зможуть відшукати необхідне. Якщо стіл завалений паперами, а десктоп файлами - це привід навести порядок.

Інформація застаріває, і на її зміну надходить нова. Частина документів знаходиться «в процесі роботи», який нескінченно затягується. Створіть зручну систему зберігання інформації та без жалю позбавляйтеся від малозначимой і непотрібною. Відкиньте сентиментальність на роботі. Вся ця інформація прагне стати лавиною, яка одного разу задавить вас своєю масою.

  • Використовуйте кольорові закладки.
  • Розділіть поверхню столу на вхідну, вихідну і робочі зони.
  • Користуйтеся швидкозшивачем для підшивки тих блискавичних творчих ідей, які створені «на серветці».
  • Позбавляйтеся від непотрібного в процесі роботи.

Навіть коли здається, що на наведення порядку немає часу, пам'ятайте: щоб відповідати швидкості змін, немає сенсу займатися «археологічними розкопками» у своїй шафі або в своєму портфелі.

Вчіться правильно розподіляти обов'язки

Навчитися розподіляти роботу між людьми - це важлива ланка у розвитку кар'єри. Якщо ви все зробите правильно, продуктивність справи зросте. Ні - ви можете стати одним з тих керівників, хто потай нарікає, що сам зробив би роботу куди краще. Щоб не витрачати надто багато часу, необхідно опанувати навиком поділу обов'язків. Передаючи помічникові частину своїх справ або даючи завдання своїм підлеглим, постарайтеся якомога точніше визначити, що конкретно ви хочете отримати в результаті.

Ось кілька ключових елементів, які можуть допомогти вам:

  • чітко визначайте кінцеву мету;
  • визначте терміни виконання завдання;
  • визначте, які рішення люди можуть приймати самостійно, а які - ні;
  • визначте спосіб і час зв'язку з вами для завершення проектів;
  • не вимагайте від людей досконалості, пам'ятайте, що в доопрацюванні немає нічого страшного.

Слідкуйте за тим, щоб люди, яких ви обираєте, підходили для даної роботи. Перед тим як доручити новому помічникові великий або важливий проект, є сенс перевірити його навички в невеликих дорученнях.

Вчіться ладити з іншими людьми

Ваші стосунки з людьми можуть серйозно вплинути на робочу атмосферу. Можна виділити шість недоліків, які в змозі істотно зіпсувати настрій вам або вашим колегам і зробити роботу непродуктивною: це недоступність, ненадійність, відсутність гнучкості, неповажність, неконкретність і непродуктивність.

woman-working-in-the-office

Добре ладити з людьми - значить мати протилежні якості. Робота стає приємною, і завдання виконуються легко.

  • Будьте доступні.  Знаходьте час, щоб вислухати ваших колег. Будьте на зв'язку для свого керівника. Якщо ви затримуєте проект, не варто ігнорувати телефонні дзвінки і хитрувати. Обговоріть проблему відкрито - і це не стане перешкодою для хороших відносин з колегами і начальством.
  • Будьте більш надійним. Краще сказати ні, ніж взяти на себе зобов'язання, які не можуть бути виконані. Оцінюйте час завершення завдань і свої сили правильно. Якщо ви берете на себе зобов'язання - виконуйте їх вчасно. Ваша організованість може стати причиною чвар і погано вплинути на репутацію.
  • Вчіться пристосовуватися. Відмовтеся від того, щоб очікувати від інших людей досконалості, йдіть на взаємні поступки. Нікого не надихає вимогливий партнер, який не хоче чути іншої думки, крім свого.
  • Будьте поважніше. Чиїсь таланти, час, ідеї і межі гідні поваги в тій же мірі, що і ваші. Уникайте зарозумілості і критики.
  • Будьте конкретніше. Простіше за все не зрозуміти співрозмовника в тому випадку, якщо ви, використовуючи однакові терміни, насправді маєте на увазі різні їх значення. Домовляйтеся заздалегідь, уточнюйте. Будьте чесним, якщо щось не закінчене або запізнюється.
  • Будьте справедливим. Якщо ви робите самостійно припущення з приводу того, що мав на увазі той чи інший чоловік, ви ризикуєте помилитися. Не завжди те, що здається, є істиною. Не рубайте з плеча, йдіть на відкрите спілкування, якщо хочете прояснити ситуацію.

Підвищуйте рівень своєї самооцінки

Ви - організований працівник. Вам подобається те, що ви робите, ви відчуваєте в собі творчі сили, але між тим ситуація не поліпшується. Можливо, ви проводите велику частину часу, займаючись завданнями, які не розкривають ваших талантів. Це може підірвати впевненість у собі і зашкодити іміджу.

Існує чотири великих фактора, які можуть впливати на вашу роботу. Тут приймають рішення інші люди, і ви не можете змусити їх діяти відповідно до ваших бажань. Однак ви можете спробувати вплинути на ситуацію, коли «справа в Них»:

Великий обсяг роботи

Занадто великий обсяг роботи або ж занадто велика кількість дрібних, що крадуть час справ можуть значно знизити вашу працездатність. Якщо робота стає схожою на пекло, пора щось робити.

Можливо, ваш роботодавець сам перевантажений і не уявляє, що ви робите кожен день. У цьому випадку складіть щоденник виконаної роботи. Будьте короткі і відзначайте завершення справи і незавершені через брак часу.

Іноді справа в задачах, які вже давно не відповідають кваліфікації та потреби у творчості. Якщо ви впевнені в своїх силах, попросіть більш складне завдання. Успішне його завершення дасть зрозуміти керівникові, що ваші навички не відповідають займаній посаді.

Культура компанії

Задоволення від роботи в значній частині залежить від атмосфери, в якій ви працюєте. Культура компанії може базуватися на довірі та заохочення співробітників або мати на увазі контроль над людьми. Дуже важливо працювати в компанії з відповідною культурою, будь вона класична або змагальна, командна або орієнтована на результат окремо взятого співробітника.

Якщо культура компанії підходить вам, але не ідеально, спробуйте застосувати такі підходи:

  • заробіть повагу і довіру до себе. Виконуючи свою роботу спокійно і якісно, ви, можливо, не доб'єтеся дружнього запрошення на обід. Але ви можете стати членом команди і партнером, не жертвуючи своїми цінностями;
  • знайдіть собі однодумців чи друзів;
  • концентруйтеся на тому, що хорошого ви отримуєте. Що корисного можете винести з цієї культури. Ситуація ніколи не буває тільки поганий або тільки гарною.

Зміни в компанії

Зміна керівництва компанії або вашого керівника, зміна політики компанії - все це тягне за собою зміни і загрожує стресом. Як зробити, щоб вони пройшли для вас безболісно?

  • Чи не озирайтеся назад під час змін. Не потрібно порівнювати старе і нове, це тільки демотивує вас. Щоб залишитися в компанії, навчитеся приймати нові ідеї з ентузіазмом. Злість і безпорадність - найгірші помічники вашим цілям;
  • Будьте господарем, а не гостем. Змінюватися складно кожному. Але замість того, щоб чекати примусу до змін, візьміть ініціативу на себе. Розглядайте зміни як можливість поліпшити себе і зробити те, на що ніколи б не зважилися без стороннього втручання.

Винагороди

Перш ніж заговорити про підвищення, варто тверезо оцінити себе. Якщо ваша продуктивність перевершує очікування компанії від вас - можете пробувати переходити до переговорів про підвищення оплати. Будьте терплячі і не просіть відразу занадто багато чого. Переконайтеся, що керівництву ясно, які вигоди можуть принести ваші ініціативи.

У ваших силах спробувати вплинути на ситуацію. Самоцінність працівника визначає дії. Якщо ви не відчуваєте власну самоцінність, вам не прийде в голову розмовляти з роботодавцем з позиції сили. Ваші послуги мають цінність, і це дає шанс домовлятися. Ви з роботодавцем - партнери. Натомість грошей ви надаєте свої навички і свої творчі ідеї. Але зовсім не своє здоров'я, самооцінку або вільний час.

Постійно вдосконалення умінь, навчання, самоорганізованість, зацікавленість - все це необхідні складові вашій репутації і вашої свободи вибирати.

Успіхів у роботі!


Оцініть, будь ласка статтю
всього голосів: 31

Увага, тільки СЬОГОДНІ!