Важливі правила написання ділового листа

Як писати діловий лист

Діловий лист є важливим інструментом спілкування і передачі інформації між організаціями та юридичними особами. У цій статті піде мова про правила написання ділового листа.

Правила написання ділового листа

Для здійснення ділової діяльності потрібно передавати інформацію від однієї організації іншій.

Як правило, кожна велика компанія має свої правила написання ділового листа, а інструкції є обов'язковими до вивчення співробітниками.

Тим не менш, існують певні стандарти і правила оформлення ділового листа, дійсні для всіх компаній.

Діловий лист, яке написано правильно, повинно бути:

• обов'язково перевірено на правдивість інформації-
• викладено максимально ємко і коротко. Як правило, воно не займає більше однієї стандартної сторінки-
• бути позбавлена "води" і рассужденія-
• бути нейтральним і доброжелательним-
• написано за допомогою логічної оцінки.

Види ділового листа

Для кожного випадку повинен бути використаний свій вид ділового листа.

Всі документи можна поділити на дві групи: листи, які потребують відповіді, і листи, які його не вимагають.

Кожен вид має свої правила написання ділового листа. Якщо в документі висловлено прохання або запит, то на такий лист потрібно дати негайну відповідь.

До листів, які не вимагають відповіді, можна віднести:

• предупрежденія-
• напомінанія-
• запрошувальні листи-
• документи зі згодою або отказом-
• супровідні листи-
• листи з гарантіямі-
• ізвещенія-
• розпорядження.

Етика ділового документа

Крім того, що в будь-якому документі повинні бути дотримані правила оформлення ділового листа, воно також має бути написано без завуальованого негативу.

Навіть якщо документ написаний бездоганно з точки зору правил, неповага в листі здатне створити негативне враження про автора і компанії.

Важливо звернути увагу на наступні моменти:

• тон спілкування-
• уникати констатацій-
• переконливість листи-
• вживати стійкі формуліровкі-
• вежлівость-
• повторення прохання вказує на розуміння автора суті проблеми-
• раціональність.

Бланк ділового документа

Головний елемент письма - фірмовий бланк з печаткою та логотипом.

Це підкреслює репутацію і солідність компанії. Всі елементи оформлення бланка повинні узгоджуватися і закріплюватися наказом директора.

Також існує ГОСТ Р 6.30, який входить до правила написання ділового листа.

Бланк листа повинен:

  • передавати інформацію про компанію (адреса, телефон, сайт, пошта);
  • дотримуватися стандартні поля (відступ зліва на 20 мм, на 10 мм справа і 20 мм по іншим сторонам);
  • містити верхню нумерацію;
  • мати підпис директора. Правила оформлення ділового листа не допускають відправку документа без відмінною підпису, що представляє собою інструмент ідентифікації.

Оформлення ділового листа

Правила оформлення ділового листа нерідко спрацьовують як візитна картка компанії, вказуючи на компетентність компанії.

Важливо, щоб воно було не тільки написаний на фірмовому бланку, а й відповідало загальноприйнятим стандартам:

  • лівий верхній кут письма використовується для позначення номера і зазначення дати написання;
  • у правому верхньому кутку пишеться назва організації, а також прізвище адресата і займана ним посада;
  • лівий нижній кут - місце для зазначення прізвища та даних директора, а також його підпису;
  • лівий нижній кут з відступом вниз на 2 см повинен містити також і прізвище автора листа;
  • лист повинен мати три абзаци і включати суть документа, пояснення прохання, а також додаткову інформацію;
  • діловий лист має завершуватися висловленням подяки. Правила написання ділового листа дозволяють використання формулювання «Щиро Ваш (ім'я)».
  • зміст листа

Правила написання ділового листа передбачають також інструкцію по змісту, що правильно буде розділити на три частини:

• Вступ, де викладаються важливі моменти документи, а також використовуються такі стандарти як «Доводжу до відома ...», «Прошу ...». В діловому листі застосовується займенник Ви з великої літери, що говорить про повагу до собеседніку-

• Середина або основна частина розкриває зміст. Тут повинні бути коротко і чітко наведені факти, імена, цифри-

• Висновок. Як правило, ця частина листа містить прохання. Також до документа можуть бути прикріплені пронумеровані додатки, про які згадується в листі. Це можуть бути копії договорів, актів і багато іншого.

Мовні формули

Правила написання ділового листа включають в себе не тільки стандартизацію викладу, але також певну лексику, пасивні конструкції, лаконічні пропозиції і стійкі шаблонні звороти, з якими повинен бути знайомий автор. Мовних формул в російській мові дуже багато.

Наведемо лише деякі з них, які входять до правила оформлення ділового листа:

  • Направляємо Вам узгоджений / схвалений / прийнятий ...;
  • У зв'язку з ...;
  • Відповідно до ...;
  • На підтвердження нашої згоди ...;
  • Просимо Вас ...;
  • З найкращими побажаннями;
  • Завжди раді ...;
  • Повідомляємо, що ... і.т.д.

Використання скорочень

Скорочення і терміни є ще однією важливою частиною ділового мовлення. Як і дотримувані правила оформлення ділового листа, вони вказують на рівень організації, на її шанобливе ставлення до ділового співрозмовника.

Ділова мова повинна мати ряд загальноприйнятих і зрозумілих усім скорочень, які діляться на два типи і складають правила написання ділового листа:

• абревіатурні скорочення складних і довгих слів (ТОВ, ГОСТ, заст., і.т.д.) -
• а також скорочення позначень (кв. м, л., і.т.д.) -
• в окремий список можна віднести географічні назви, назви районів і багато іншого.

В якості висновку хочеться додати, що правила оформлення ділового листа зобов'язують використовувати однаковий стандартний шрифт.

Як правило, це Times New Roman (кегль 12). У даній статті представлений лише мінімум, необхідний для написання тексту.

Освоївши, ази даного питання, можливо вам стане цікаво чи складно бути керівником.

Подальше вивчення правил ведення ділової переписки допоможе збагатити отримані знання.


Оцініть, будь ласка статтю
всього голосів: 31

Увага, тільки СЬОГОДНІ!